آموزش کار با نرم افزار access

آشنایی با اکسس

اکسس که یکی از برنامه های موجود در بسته نرم افزاری آفیس( Microsoft Office ) است برای ساماندهی و کنترل و مدیریت پایگاه داده ایجاد شده است.
این برنامه دارای قابلیتهای بسیار است , مانند ایجاد صفحه ورود اطلاعات به شکل دلخواه.
به عنوان مثال وقتی شما می خواهید اطلاعات موجود در یک چک را در کامپیوتر خود ذخیره کنید شما با استفاده از برنامه اکسس می توانید صفحه ای درست همانند صفحه چک ایجاد کنید و اطلاعات را به صورت کاملا گرافیکی در آن وارد کنید.
شما پس از ایجاد پایگاه داده هایتان حتی می توانید از آنها گزارش گرفته و یا در بین اطلاعات خود جستجو کرده البته تمامی این امکانات را شما با دستان قدرتمند خود ایجاد خواهیدکرد.
از موارد استفاده برنامه اکسس به طور شهودی می توان به استفاده آن در قسمت حسابداری یک شرکت و یا نگهداری اطلاعات اشخاص عضو در سایتتان و حتی نگهداری اطلاعات کارمندان (حتی عکس آنها) و موارد بسیار متنوع دیگر اشاره کرد.
شما پس از ایجاد این پایگاه داده حتی می توانید آن را در شبکه در اختیار دیگران قرار داده یا بر روی آن کلید رمز گذاشته یا حتی در سطح کاربران مختلف مقدار دسترسی هر کاربر را تعیین کنید.


ابتدا آشنایی با محیط اکسس و تسلط کامل بر آن
کار با help برنامه(به صورت مختصر)
آشنایی با پایگاه داده های نمونه
بررسی و کار با اجزای اصلی
طراحی یک پایگاه داده جدید
کار با جدولها
کار با داده ها
کار با بازجست ها ( Query )
کار با فرمهای ورود اطلاعات
کار با گزارشها
خودکارسازی با ماکروها
برنامه نویسی با مدولها
کاربرد پیشرفته اجزای اکسس
حفظ امنیت در پایگاه داده
کار با برنامه های کمکی اکسس



برای مطالعه ی این دوره ی آموزشی نیاز است کاربران محترم آشنایی مقدماتی با محیط Windows داشته باشند .
جهت نصب و اجرای نرم افزارهای Office که اکسس نیز شامل آن می شود ، نیاز به سیستمی با مشخصات ذیل می باشد :
- حداقل سیستم مورد نیاز پنتیوم 233
- 16 مگابایت Ram
- حدود 600 مگا بایت فضای آزاد


شروع کار با اکسس

در درس قبل با قابلیتها و کاربردهای اکسس آشنا شدید و ضرورت استفاده از این برنامه در جهات مختلف زندگی آشنا شدید و با توجه به کارکرد راحت اکسس و شی گرا بودن آن اکسس نسبت به برنامه های دیگر مدیریت پایگاه داده ها امتیازات بیشتری دارد.

مفهوم شی گرائی:

وقتی که در مورد یک برنامه از مفهوم شی گرایی صحبت می کنیم یعنی در هنگام کار با آن همواره با شی های مختلف سروکار دارید و حتما لازم نیست که زبان برنامه نویسی خاصی بلد باشید یعنی در واقع شی گرایی کنترل و مدیریت اشیا و نحوه قرارگیری آنها به جای استفاده از دستورات است. به عنوان مثال وقتی ما می خواهیم در محیطی مانند faxpro یک دکمه ایجاد کنیم که هنگام فشاردادن آن اطلاعات کاربری مشتری در جدول ثبت شود باید دستورات بسیار پیچیده و ویژه ای بنویسیم ولی در محیط اکسس کافی است از قسمت ابزار با استفاده از شی دکمه (وسیله ای جهت ساخت دکمه های مختلف) این دکمه را به راحتی ایجاد می کنیم .

آغاز کار با اکسس:

شما بعد از نصب بسته نرم افزاری آفیس می توانید با رفتن به قسمت start سپس قسمت programs و انتخاب microsoft access وارد محیط اکسس شوید. البته بسته به نحوه نصب شدن برنامه ممکن است برنامه اکسس در قسمت ذکر شده نباشد و به صورت معمول این برنامه در این قسمت قرار می گیرد.


با وارد شدن به محیط اکسس با پنجره ای مانند شکل 21 ظاهر می شود که به شما امکان می دهد تا آنچه را که می خواهید انجام دهید انتخاب کنید.گزینه های موجود در این قسمت به ترتیب زیر است:

1- Blank access database : با استفاده از این گزینه شما می توانید یک پایگاه داده جدید ایجاد کنید. 2

- access database wizards : با استفاده از این گزینه شما می توانید با استفاده از جادوگر اکسس که کار شما را بسیار آسانتر می کند یک پایگاه داده بسازید (بعدا به طور مفصل توضیح خواهم داد)

3- open an exiting file: با این گزینه شما می توانید پایگاه داده ای را که قبل ایجاد کرده اید برای ایجاد تغییرات دوباره باز کنید.

4- از کادر زیر قسمت 3 شما می توانید پایگاه داده ای را که به تازگی برروی آن کار کرده اید باز کنید. بعد از انتخاب گزینه مورد نظر شما باید با زدن Ok به مرحله بعدی بروید. اگر هر خواستید با زدن دکمه Cancel به محیط اکسس وارد شوید. (فعلا برای آشنایی با محیط اکسس Cancel را بزیند)
ضمن قابل ذکر است که برای ساختن پایگاه داده جدید آنرا باید در همان ابتدا ذخیره کنید و اینگونه نیست که بعد از پایان کار آنرا ذخیره کنید.
**********************************************************
خروج از محیط اکسس:
شما می توانید با انتخاب فرمان Exit از منو File از محیط اکسس خارج شوید.
پایگاه داده های نمونه
در درس قبل کار با اکسس را آغاز کردیم و در مورد محیط برنامه صحبت کردیم. در این درس قصد داریم ابتدا مختصرا در مورد Help در برنامه صحبت کنیم و سپس به صورت مفصل در مورد پایگاههای داده نمونه که در خود اکسس موجود است صحبت کنیم.
دسترسی به راهنما:
راهنمای برنامه برای کسانی که آشنایی کامل به زبان انگلیسی دارند می تواند مانند یک مرجع کامل و معتبر باشد مثلا هرگاه در مورد عملکرد پایگاه داده. طراحی جدول. یا تعریف بازجست مشکل داشتید می توانید از راهنمای برنامه که به زبان انگلیسی ساده و روان نوشته شده استفاده کنید و مسلما در مورد سوال شما چه در خود برنامه یا تحت وب جوابی پیدا خواهد شد. در اکسس راههای مختلفی برای دسترسی به راهنما وجود دارد که متداولترین آنها استفاده از منو Help است.که فرمامین موجود در این منو را شرح می دهیم: 1- Microsoft access Help : این فرمان دستیار را فعال می کند در صورتی که دستیار فعال باشد وارد سیستم راهنمایی می شود. شما می توانید با انتخاب این گزینه سوالات خود را از دستیار بپرسید و او نزدیکترین جواب را به سوال شما خواهد داد این امکان بسیار می تواند برای شما مفید باشد و دستیار مانند یک شخص ماهر به تمامی سوالات شما به طریقی پاسخ خواهد داد. 2- Hide The Office Assistant: شما می توانید با استفاده از این فرمان دستیار را مخفی کنید و این در مواقعی به کمک شما می آید که دستیار قدرت دید شما در محیط را کاهش دهد. 3- What`s This: با استفاده از این گزینه ماوس شما به یک علامت سوال تبدیل می شود و هر کجایی از محیط که کلیک کنید در مورد آن شما را راهنمایی می کند. 4- Office On The Web: به کمک این گزینه می توانید به سایت ماکروسافت رجوع کنید و آخرین امکانات و اصلاحات در برنامه و همچنین متداولترین سوالها را بپرسید. 5- Detect and Repair: با استفاده از این گزینه اگر در برنامه اکسس شما ایرادی باشد به صورت اتوماتیک رفع می شود. 6- About Microsoft Access: در مورد نسخه فعلی اکسس اطلاعاتی در اختیار شما می گذارد. یکی دیگر از راهنمایی ها که در اکسس موجود است راهنمای شناور است به این ترتیب که با نگه داشتن نشانه ماوس بر روی یک فرمان به مدت چند ثانیه اسم و شاید راهنمایی کوچکی در مورد آن فرمان ظاهر شود.

سیری در پایگاه داده های نمونه:

در اکسس چهار پایگاه داده نمونه وجود دارد که می توانید آنها را باز کرده. بررسی نموده و یا مورد استفاده قرار دهید.(البته این نکته قابل ذکر است که شما حتما باید در موقع نصب این پایگاهها را انتخاب کرده باشید تا نصب شوند وگرنه با قراردادن CD در درایو و نصب دوباره آنها کار را دنبال کنید) این پایگاهها برای کسانی که تازه شروع به کار با اکسس می کنند بسیار مفید است و چیزهای مفیدی را در برمی گیرد.

بعد از نصب پایگاه داده نمونه شما می توانید با استفاده از منو File و گزینه Open به پوشه Samples در جایی که اکسس را نصب کرده اید رفته و پایگاه داده را بازکنید(امکان دارد این پایگاه داده به صورت پیش فرض در پایین ترین قسمت منو File موجود باشد) ما در این درس به توضیح پایگاه داده Northwind خواهیم پرداخت.

قبل از شروع کار باید این نکته را ذکر کنم که تمامی فایلها و جدولهای اکسس در فایلی با پسوند MDB ذخیره می شود.
پایگاه داده Northwind امکان تمرین با یک نرم افزار پایگاه داده کامل را به شما می دهد. این پایگاه داده یک نرم افزار کنترل موجودی برای شرکت فرضی Northwind Traders است. بعد از باز کردن این پایگاه داده که ممکن است مدتی طول بکشد. صفحه ابتدایی ظاهر می شود که شما می توانید با کلیک روی Ok این پنجره را رد کنید. بعد از این کار پنجره Database این پایگاه نشان داده خواهد شد. این پنجره جایی است که اکثر کارهای اکسس در آن انجام می شود. این پنجره هفت شاخص دارد که شما را به شش جز اصلی Access می برد. این پنجره در شکل 31 نشان داده شده است.



برای حرکت در صفحات پنجره Database با ماوس برروی شاخصهای کناری پنجره کلیک کنید. کلماتی که در هر صفحه مشاهده می کنید. معرف جداول. پرسانه ها. فرمها. گزارشها. ماکروها و برنامه های خاص این پایگاه است. مثلا نام یکی از جداول پایگاه داده Shippers است. اگر برروی هر یک از جداول دوبار کلیک کنید جدول مورد نظر باز می شود.

دیگر موارد را نیز می توانید با دوبار کلیک باز کنید به جز ماکروها که این اشیا به دلیل اینکه شما تازه کار هستید از دسترسی شما حفاظت می شوند و من پیشنهاد می کنم زیاد با آنها ورنروید و این کار را به زمانی که به طور کامل با عملکرد آنها آشنا شدید موکول کنید.

هنوز انتظار درک پایگاه داده های نمونه را به طور کامل نداشته باشید مثلا با کلیک زدن مکرر به روی جدولOrders. Access جدول مورد نظر را نشان می دهد کاری که با این جدول می توانید انجام دهید این است که به سفارشات نگاه کنید. جدول مانند یک صفحه گسترده الکترونیکی که سطر و ستون دارد کار می کند. با جدول کارهای متنوعی می توانید انجام دهید اما در این مقطع فقط سعی کنید با اکسس. منوهای آن و صفحه رابط آن آشنا شوید. در ادامه دروس جزئیات لازم برای تسلط شما بر هر یک از این موارد ذکر خواهد شد. شما در این مرحله به تمامی فرمها و جدول یک نگاهی بیاندازید و سعی کنید که با انها بیشتر از قبل آشنا شوید.

در اینجا توضیحات من در مورد این پایگاه داده به پایان میرسه شما تا درس بعدی تمامی پایگاههای نمونه را یک مرور کلی کنید و با آنها آشنا شوید و این نکته را از یاد نبرید که عجله نداشته باشید با تمامی قسمتها به مرور آشنا خواهید شد تا اینجا که شما می توانید در بین پایگاهها به راحتی گردش کنید کار بسیار موثری انجام داده اید.

از جلسات بعد بحث پیشرفته تری را در مورد اکسس شروع خواهیم کرد یعنی تا این قسمت دروس چیز خاصی را بیان نکرده ایم و فقط با محیط آشنایی کامل پیدا کرده اید و کار اصلی ما از درس بعد شروع خواهد شد.(ضمنا کار با پایگاه داده های نمونه دیگر را فراموش نکنید)

**********************************************************
بررسی اجزای اصلی

در درسهای گذشته به طور کامل با محیط اکسس آشنا شدیم و امیدوارم که شما تمامی پایگاهای نمونه را بررسی کرده باشید و کاملا مفهوم کار با اکسس برای شما روشن شده باشد. درس این جلسه یکی از مهمترین دروس در رابطه با اکسس است و شما حتما سعی کنید به طور کامل این درس را بفمید و حتما در مورد این درس اگه سوالی بود بپرسید چون واقعا فهمیدن این قسمت از اکسس کار را بسیار ساده خواهد کرد.
در این درس ما با بخشهای مختلف پنجره Database آشنا می شویم و چگونگی استفاده از هر یک را توضیح خواهیم داد. می توان گفت پنجره Database سکوی پرتاب شما به سوی Access است, تمامی فعالیتهای که در اکسس انجام می شود از این محل شروع می شود, آشنایی با این پنجره می توان گفت آشنایی با خود اکسس است. بعد از یادگیری این بخش ار اکسس شما براحتی خواهید توانست دیگر خصوصیات پایگاه داده را یاد بگیرید. من به شما توصیه می کنم یکی از پایگاههای داده نمونه را باز کنید تا هنگام درس اجزای اصلی پنجره Database را مشاهده کنید.

معنی دقیق پایگاه داده ها

به احتمال بسیار قوی شما با مفهوم پایگاه داده آشنا هستید ولی ما برای ادامه کار اشاره کوچکی به آن می کنیم. شاید اساسی ترین تعریف پایگاه داده این باشد:

پایگاه داده: مجموعه ای از داده های مرتبط به هم است.

در واقع این تعریف شامل هر نوع فایل داده ای که با آن کار می کنید می شود. مثلا نامه, گزارش و کتاب مجموعه ای از داده ها به صورت کلمات مرتبط به هم است. یا فایلهای گرافیکی داده های مرتبطی است متشکل از نقاط رنگی بسیاری (پیکسل) که تصویر را تشکیل می دهند. با توجه به اینکه ممکن است تعریف بالا کمی پیچیده و عمومی تر باشد در زیر اشاره به تعریفی خاص در مورد پایگاه داده در اکسس می کنیم:

پایگاه داده اکسس: مجموعه ای است از داده های مرتبط و ابزارهایی که با استفاده از آنها با داده ها کار می کند.
بنابراین پایگاه داده در اکسس از فایلهای داده مرتبط به یکدیگری تشکیل شده است که به همراه ابزارهایی که شی نامیده می شوند به شما امکان دسترسی, گردآوری و گزارش گیری از داده ها را می دهد. هر پایگاه داده ارتباطی برخلاف انواع دیگر فایلها مجموعه هایی از داده ها را شامل می شود که به آنها جدول گفته می شود. در خارج پایگاه داده, هر جدول, ممکن است بعنوان یک فایل مجزا در نظر گرفته شود. مثلا یک پایگاه داده تجاری ممکن است شامل فایل مرتب شده ای از سفارشات خریداران, فایل موجودی, فایل فهرست نشانی خریداران, فایل اطلاعات کارمندان و فایل دستمزد باشد که تک تک این فایلها در اکسس به صورت جدول هستند.
بدون ساخت پایگاه داده ها, هریک از این فایلها را باید جداگانه مدیریت کرد, اما پایگاه داده ها قادر است تا در صورت وجود مقادیر مشترک. این جدولها (فایلها) را به هم مرتبط کند, مثالی در این مورد کد مشترکی است که در جدول مشتریان و جدول سفارشات مشتریان وجود دارد.

توجه:

اکسس پایگاه داده ارتباطی نامیده می شود زیرا می تواند جداول داده ها را براساس مقادیر مشترک به یکدیگر مرتبط کند.
جدول خریداران (فایل داده های خریداران)ممکن است شامل کد, نام و نشانی هر خریدار باشد. جدول سفارشها, ممکن است شامل اطلاعات سفارش هر خریدار در طی یکسال گذشته باشد. در اینجا باید توجه کرد که جدول سفارشها نباید نام و نشانی خریداران را داشته باشد فقط کد آنها کافی است. اگر تمامی اطلاعات خریدار در جدول سفارش نیز موجود باشد اینکار سبب هدر رفتن وقت و وجود اطلاعات مشابه و تکراری بسیار خواهد شد و همچنین در موقعی که مثلا نشانی خریدار عوض می شود باید تمامی سفارشها را چک کرد و همه را عوض کرد ولی در موقعی که فقط کد در جدول سفارشها می باشد نیازی به تغییر در جدول سفارشها نیست و فقط باید جدول خریدار عوض شود.

هر پایگاه داده, علاوه بر جداول, شی های دیگری نیز دارد. هرچند که شاید جداول یک پایگاه داده مهمترین شی آن باشد (جداول, داده های پایگاه داده را نگهداری می کنند). اشیای دیگر در پنجره Database ما را در مدیریت, پهنگام سازی و گزارش گیری از جداول همیاری می کنند. اکثر پایگاههای داده اکسس از بجز جدولها که در تمام پایگاهها موجود است از بیشتر عناصر پنجره Database نیز استفاده می کنند.

توجه:

هر از چند گاهی به پنجره پایگاه داده, ظرف پایگاه داده نیز گفته می شود زیرا تمامی اشیای پایگاه داده را شامل می شود.
حال هر یک از اجزا در پنجره Database را به طور مختصر توضیح می دهیماین اجزا در زیر ستون Objects قرار دارند و به اجزای اصلی مشهورند)




1-جدولها(Tables):
مجموعه ای از داده ها را که به یک موضوع مشخص مربوط هستند در خود نگهداری می کنند. مثلا اگر یک سیستم حسابداری خانگی ایجاد کنید باید جدولی برای درآمدها, جدولی برای مخارج, جدولی برای هزینه های مشخص و غیره ایجاد کنید.

2-بازجست ها(Queries):
زیرمجموعه ای از داده ها را ایجاد می کند, که برای گزارشگیری و جستجو قابل استفاده می باشند. مثلا اگر شما بخواهید کلیه مخارجی را که در 10 روز آتی پرداخت شده اند را بدست آورید باید از بازجست استفاده کنید.

3-فرمها(Forms):
صفحه ای گرافیکی برای ورود داده ها یا نمایش آنها را نشان می دهد که از فرمهای کاغذی تقلید شده است. فرم, روش ساده ای است برای مشاهده تمام یا بخشی از داده ها. مثلا شما می توانید یک فرم مانند صفحه چک درست کنید و هر وقت چکی پرداخت کردید در وارد کردن صورتحساب یک چک معمولی را در صفحه پر کنید.

4-گزارشها(Reports):
فهرست شکل بندی شده ای از داده ها را چاپ می کند. یک گزارش ممکن از مواردی از یکی از جداول, فهرستی از اقلام انتخاب شده, تمامی اقلام یک جدول یا فهرستی از مقادیر گوناگون از جداول مختلف را چاپ کند. مثلا شما میتوانید در حسابداری خانه گزارشی از کلیه بدهی هایتان بگیرید.

5-صفحه ها(Pages):
عملی مشابه گزارشگیری را انجام می دهد با این تفاوت که در این حالت گزارش به صورت یک صفحه اینترنتی به بیرون داده می شود و موارد استفاده آن در طراحی صفحات اینترنتی است.

6-ماکروها(Macros):
بسیاری از کارهای متداول اکسس را خودکار می کند. مانند مرتب کردن داده ها, ایجاد گزارشها و ایجاد سرجمع ها. مثلا سیستم پایگاه داده حسابداری خانه می تواند ماکرویی برای محاسبه گردش پولی در یک ماه داشته باشد.

7-مدولهای برنامه(Macros):
قابلیت خودکار کردن اکسس و ایجاد سیستم های آماده برای کار را فراهم می کند, بطوری که برای افرادی که چیزی از اکسس نمیدانند قابل استفاده باشد. زمانی که برنامه ای برای اکسس می نویسید, در واقع آن را برای انجام کارهای پیچیده ای برنامه ریزی می کنیدکه از طریق منوها و ماکروها بخودی خود امکان انجام آن نیست. در واقع ماکروهای اکسس شکلی از مدولهای ترجمه شده هستند, بدین معنی که ماکروها شما را در راستای تمامی اطلاعات لازم برای تکمیل یک فرمان Visual Basic for Applications هدایت می کنند. برخی افراد پس از سالها استفاده از اکسس هیچگاه به مدول نویسی نیازی نداشته اند. اگر سابقه برنامه نویسی نداشته باشید, نوشتن برنامه دشوار است. ولی به نظر من شما فقط در واقع خیلی پیچیده به مدولها نیاز خواهید داشت.

**********************************************************
استفاده از اجزا’ پنجره Database:

هنگامی که یک پایگاه داده جدید ایجاد می کنید, اکسس یک پنجره Database خالی را نمایش می دهد که برای هر یک از هفت شی پایگاه داده در آن شاخصی وجود دارد.اگر قصد کار کردن با هر یک از این هفت شاخص را دارید باید بر روی آن کلیک کنید مثلا اگر قصد ایجاد ماکرو را دارید باید بر روی گزینه Macros در پنجره Database کلیک کنید. بسته به انتخابی که شما از شاخصها می کنید در بالای پنجره Database کلیدهای فرمان مختلفی نمایش داده می شود که در زیر به طور مختصر به معرفی آنها می پردازیم:

---------------------

1-باز کردن(Open): برای باز کردن شی موجود مثلا باز کردن یک جدول یا یک فرم

2-طراحی(Design):برای ایجاد تغییر در شی که با انتخاب این فرمان حالت نمایشی Design پدیدار می شود مثلا شما اگر بعد از ایجاد یک فرم قصد ایجاد تغییر در آن را داشتید باید بر روی Design کلیک کنید.

3-جدید(New):برای ایجاد شی جدید مثلا ایجاد جدولی جدید

4-بازنگری(Preview):
این فرمان فقط در قسمت گزارش وجود دارد و برای مشاهده گزارش قبل از چاپ می باشد.

5-اجرا(Run):یک فرمان در شاخصهای ماکرو و مدول وجود دارد و برای اجرای یک ماکرو یا مدول(برنامه) به کار می رود.

6-حذف(Delete): در تمامی شاخصها موجود است و برای حذف شی به کار می رود. این راحترین قسمت است.

7-مرتب سازی: چهار گزینه بعدی که در همه شاخصها موجود است برای مرتب سازی اشیا به کار می رود و درست مانند مرتب سازی آیکونها در ویندوز عمل می کند.

---------------------

هنگامی که شی جدیدی ایجاد می کنید باید آنرا نامگذاری کنید. می توانید نامهایی با حداکثر درازی 64 کاراکتر(حرف و عدد), که در آن فاصله نیز می توان استفاده کرد اختیار کنید.با ایجاد و نامگذاری یک شی آن شی در پنجره Database نمایش داده خواهد شد.
درس این جلسه تا بدینجا بود در درس بعدی در مورد هر یک از شاخصها به طور مفصلتر بحث خواهیم کرد. پیشنهاد می کنیم قبل از آنکه به درس بعدی بروید اجزایی که یاد گرفتید آشنایی کامل پیدا کنید.

نگاهی کلی به اجزای اصلی

در درس پیش با مفهوم پایگاه داده آشنا شدیم و تا حدودی به جزئیات پنجره Database پرداختیم و آشنایی لازم را با دکمه های این پنجره پیدا کردیم در این قسمت درس قصد داریم تا پنجره Database را بیشتر از قبل بررسی و تحلیل کنیم. این درس در واقع ادامه درس قبلی می باشد پس این درس نیز از نظر اهمیت دارای درجه بالایی است.

نگاهی به جداول:

اگر پایگاه داده, هیچ شی دیگری نداشته باشد, همواره باید حداقل یک جدول داشته باشد. داده های پایگاه داده را جدول نگهداری می کند. همانطوری که در درس قبل اشاره شد,جداول اغلب با مقادیر داده مشترک به یکدیگر مرتبط می شوند, به ترتیبی که دو یا چند جدول نباید داده های زیادی یا تکراری داشته باشند. برای نمایش اسامی جداول موجود در پایگاه داده بر روی شاخص Tables در پنجره Database کلیک کنید. برای باز کردن و مشاهده محتویات هر جدول می توانید بر روی نام آن جدول دوبار کلیک کنید. که در این حالت Access جدول را در حالت نمایش Datasheet یا کاربرگ باز می کند,که در این حالت شما می توانید داده های موجود در جدول را مشاهده کنید.
معمولا در حالت نمایشی کاربرگ تمامی داده های یک سطر جدول در صفحه نمایش جا نمی گیرد. برای مشاهده بقیه داده های هر سطر می توانید از میله های گردش افقی پنجره در زیر آن استفاده کنید و به چپ و راست بروید.
جدول برای مشاهده و کار با آن, به حالات دیگری هم برای نمایش نیاز دارد. در حالیکه حالت نمایشی Datasheet یا کاربرگ امکان مشاهده, افزودن, حذف و اصلاح داده های جدول را می دهد, حالت نمایشی طراحی که در اکسس با عنوان Design view شناخته می شود امکان تغییر شکل جدول و طراحی خود جدول را فراهم می کند. البته وقتی که بیشتر راجع به ساختار جدول صحبت کردیم شما تصویر بهتری از حالت طراحی خواهید داشت. به طور کلی حالت Datasheet برای اضافه کردن و مشاهده داده ها و حالت طراحی برای طراحی و تغییر خود جدول نه داده ها به کار می رود.
برای دیدن جدول در حالت نمایشی طراحی یا Design می توانید جدول خود را انتخاب کرده و سپس بر روی دکمه design در بالای پنجره Database که قبلا معرفی شد کلیک کنید. بعد از باز کردن پنجره در حالت Design ملاحظه خواهید کرد که در این حالت هیچ خبری از داده های موجود در جدول نیست و فقط شکل جدول در این حالت در دسترس است.
اگر جدول را در حالت Datasheet باز کرده اید و قصد رفتن به حالت design را دارید این کار را می توانید با استفاده از منو view و انتخاب دو حالت Datasheet view و Design view انجام دهید و به راحتی بین دو حالت جدول حرکت کنید.
جدول ساختاری مشخص و اکید دارد. داده های جدول در داخل جدول درون سطرها و ستونها جدول قرارگرفته و سازماندهی می شوند که به این سطرها و ستونها به ترتیب رکورد و فیلد گفته می شود(حتما به خاطر بسپارید سطر در معنای رکورد و ستون در معنای فیلد به کار می رود.)
هر رکورد جدول بیانگر یک داده مستقل است. مثلا: در جدول اقلام موجودی در انبار هر رکورد جدول نشان دهنده یکی از انواع قطعات موجود در انبار است.هر فیلد رکورد, نشانه دهنده جزیی از داده های مربوط به هر قطعه, مانند شماره قطعه, تعداد و شرح است. اگر قطعه ای 32 عدد موجود باشد, رکورد قطعه فقط یک بار در جدول تکرار می شود اما میزان موجودی در فیلد تعداد منعکس می شود. با توجه کردن به شکل 51 زیر بیشتر مفهوم این بیان را خواهید فهمید.



این که تمامی رکوردها, فیلدهای مشابهی دارند, به این معنی نیست که تمامی فیلدهای هر رکورد باید پر باشد. مثلا یک جدول موجودی, ممکن است فیلدی به نام قیمت خرده فروشی داشته باشد, ولی فقط تعداد اندکی از رکوردها, مقداری را در این فیلد نگه داشته باشند. بنابراین برخی از رکوردها قیمت خرده فروشی ندارند علیرغم اینکه پاره ای از رکوردهای جدول, قیمت خرده فروشی دارند.
توجه به این نکته ضروری است که فیلد مشترک مانند شماره قطعه یا کد مشتری, مبنای ارتباط بین دو جدول مرتبط را تشکیل می دهد و امکان خالی رد کردن این فیلدها داده نمی شود.
وجود فیلد مشترکی که دو جدول را به یکدیگر مرتبط می کند, بدین معنی است که امکان رهائی کامل از داده های تکراری وجود ندارد. برای دو جدول مرتبط, داده ها باید تکرار شوند زیرا هر دو جدول باید فیلدهای مشترکی برای ارتباط داشته باشند. شاید اگر برای تمامی داده ها یک جدول بزرگ ایجاد کنید, مجبور به داشتن فیلدهای تکراری نباشید, اما با اینکار زمان زیادی را در ورود داده ها هدر خواهید داد, چون در هر رکورد باید تمامی فیلدهای پایگاه داده وجود داشته باشد و از طرفی بعضی مواقع هم امکان ایجاد یک جدول بزرگ وجود ندارد پس ما مجبور به استفاده از چندین جدول هستیم که بهترین راه برای جلوگیری از افزایش تعداد داده های مشترک استفاده از ارتباط فیلد مشترک است.
بعد از کار با جدول می توانید جدول را با استفاده از منو File و گزینه Close ببندید
/ 0 نظر / 5 بازدید